疫情之后，活動市場在逐步恢復，很多公司又開始為論壇活動忙活起來。為了幫大家更高效地策劃論壇類活動，我們分享論壇活動策劃經驗和干貨。

廢話不多說，先放思維導圖鎮樓。我們將活動籌備，劃分為4大板塊：

• 項目規劃（確定活動的質量、資源、時間、范圍等邊界的確認）
• 活動方案（為實現項目目標而制定方案和策略）
• 資源籌備（按照方案，籌集活動所需要的資源，包括人、物、服務、信息、知識、許可等）
• 現場執行（提前規劃現場行動計劃，將資源正確呈現給來賓和觀眾）

如何籌辦論壇活動

在活動從0到1的起步階段，要根據公司的目的，回答幾個活動的“哲學問題”，對活動概貌初步勾勒。

• 活動是什么？由誰主辦？嘉賓是誰？什么時候舉辦？想在什么類型的場地舉辦？要花多少錢？
• 從哪來？舉辦活動的目的是什么？提升知名度還是傳播觀點？
• 到哪去？為這次項目設定主要KPI。比如要有多少客戶來參與？達到多少傳播量？多少媒體發稿？帶來多少銷售？

活動一般分為以下幾個重要關節：

活動方案設計的6個關鍵環節

2.1、概念設計

舉辦論壇初心到底是什么？這個核心思想非常重要，決定著整個大會的調性、風格、樣子、成或敗。拋開企業的品牌、Leads、轉化上的束縛，站在行業的角度，站在“上帝”的視角，去看看業內的現狀、去想想客戶的痛點。華為戰略管理的模型“5看3定”，此時此刻也是非常適用的。

5看：看行業/趨勢、看市場/客戶、看競爭、看自己、看機會

3定：定控制點、定目標、定策略

看行業/趨勢，大會的定位和主題就有了，隨之控制點也就出來了；看市場/客戶、看競爭、看自己，目標人群、行業論壇的話題有了；定目標、定策略；就需要結合企業的要求，明確好目標及對應的實現策略。

最后，會議概念，要有高度提煉的Slogan體現。好的slogan，需要具備對行業的洞悉和趨勢的判斷，更要順口好記。這要求你在對行業、公司了解的基礎上，也有一定的文字基礎。當然，研究公司此前的slogan會對你很有幫助和啟發。

Slogan要順口好記

2.2、人群設計

辦論壇，首先要剖析人群的喜好。例如，你要舉辦一個開發者大會，那么就要先將開發者進行分層，剖析不同階段的開發者的訴求，以及定位對應的內容策略。

對于技術管理者，參加會議更多的是驗證自己的想法，看看業內其他家的做法，想想自己的團隊及技術選型，面向這部分高端的、在企業中有決策權、有話語權的人群，要以趨勢和行業進展為內容的主要抓手。

對于一線的開發者，大多是技術產品的使用者，這部分人群很極客，非常崇拜技術大神，有 KOL 站臺，他們的眼光已經被抓住了。他們很務實，有真心實意的、剖析的、真實的技術案例的經驗和坑點，他們會來到現場學習。

2.3、環境設計

首先是場地的選擇。

一、公司附近。

公司附近聚集著大量同行、上下游企業以及相關媒體，受眾準，到場率也有保證。（舉個例子，IT發布會青睞中關村附近，而金融投行則是CBD附近，不想出三環。）另外，離公司近，能省不少時間。

二、地鐵沿線。交通方便，保證嘉賓和媒體出席率。

三、停車場車位充足。方便與會者和VIP停車。

四、會場硬件達標。首先，裝修風格盡可能商務簡約，才能襯托論壇的主題；其次，主會場層高盡可能5米以上，大廳里最好沒有立柱；最后，敲黑板部分來了，場地一定要比你按人頭估算出面積大20%，因為論壇一定會設置舞臺區域。

五、特色體驗。有些場地的茶歇可以制作成精巧造型，讓嘉賓們體驗良好，會讓與會嘉賓樂于傳播。此可謂細節取勝。

為了讓活動看起來更有面子，那么就一定要在設計上下好功夫。活動高，全靠設計撐。好設計不僅能讓活動體驗更好，更能增強傳播力。

接下來我們就以簽到合影區和一些物料為例，告訴你一個美好的設計如何激發你分享的欲望。

立體大字：將論壇的主題和主辦方的LOGO MIX在一起做一組立體大字，有任務的嘉賓必然會拍照留念。

網絡熱詞：立體大字如果還不夠吸引人，再加幾組“網絡熱詞”來包裝把熱詞做成KT板拿在手里當道具，吸引受眾拍照。

互動區域：設置論壇大咖的經典語錄或者是論壇上大咖即將會談到的主要話題在互動區域的板子上，使得傳播更為聚焦有趣。

除此之外，在物料上的巧思，也可以大幅度提升+傳播力。

2.4、流程設計

請客吃飯，上菜自然要講究順序。前菜、開胃菜、主菜要分清先后主次，才能逐漸引導嘉賓的情緒，營造體驗、傳遞信息。如果你的老板請你匯報“流程是怎么設計的”，記住下面這幾句話，會讓你的匯報加分：

“我們的開場很震撼”開場環節通常會有以下幾個設置：

1）開場視頻

2）開場音樂下主持人隆重登場

3）開場表演（舞蹈、情景劇）

4）開場視頻+互動表演（人屏互動等高科技）。

一個很震撼的開場，能夠快速吸引大家的注意，并聚焦于有關論壇的討論。

“我們請來了業內最知名的大咖”震撼的開場和主持人致辭后，一般先請行業內的大咖（最好有些政府或協會背景）作開場演講，分析經濟大勢、解讀行業政策、指明行業趨勢，高屋建瓴，幫助提升正常論壇視野高度。

“我們的主演講干貨滿滿”主演講是指主辦方發表的主旨演講，是整場論壇需要傳遞的key massage核心信息。因此，其內容最好充滿翔實的數據和鮮明的觀點，讓受眾充分感受到主辦方的實力和誠意。

“我們的圓桌咖位很大”論壇都流行安排一個Panel環節（圓桌討論），請3-5名大咖在舞臺上的沙發就坐，在主持人的引導下，就此行業趨勢或新的解決方案從各自的領域和維度拋出論點和看法。Panel可以避免一言堂，使得大會的含金量提高。另外，媒體非常熱衷于報道Panel中不同觀點的強烈碰撞場面。

注意會前和做Panel的大咖們取得充分的溝通，討論和理解他們的觀點，提前制作PPT:事先就要把大咖們有趣、重量級的KEYWORDS做成PPT。

“我們的互動環節很有趣”論壇最后，建議設計一個Q&A環節，給與會觀眾一個參與提問的機會。大會氛圍會顯得輕松和民主。問題最好事先設定，這樣能確保問題涉及的范圍的廣度，以及問題的有趣程度。同時還要考慮大咖們是否愿意回答。

2.5、內容設計

組織者要非常了解參會人心中的疑惑，再邀請行業內各領域人士，探討觀點，提出解決方案。例如：“xx行業的未來十年”“在xx背景下，應該如何面對xx”“xx問題的邏輯和解決之道”。

結構化的開場視頻范示

2.6、傳播設計

活動已有基本設計框架，接下來如何把“客戶”吸引來？

客人分為兩種，一種是“嘉賓”，一種是“贊助商”。嘉賓一般可以從以下幾點來吸引：直面行業大咖、社交需求、知識學習。有了一批“種子嘉賓”后，同類嘉賓之間就可以產生“相互撬動”的作用，一兩位重量級嘉賓更可以獲得一批嘉賓的參與。

對于贊助商來說，活動能給予他們好處，對自身的品宣或者銷售能帶來極大的幫助，所以要把本次活動能給的權益明白地列舉出來，讓人一目了然，促進銷售成單。

為此，你可以把你的賣點制作成精良的前期傳播文案。除了邀請函外，還可以通過具有創意的倒計時海報、H5邀請函（如測試、小游戲）等方式來傳播活動，都能在朋友圈中招攬一波關注。

后期傳播也是最重要的落腳點。活動現場，要為你邀請的媒體和KOL準備好需要的新聞稿，活動流程及指南，公司或新產品介紹，有趣的小紀念品，車馬費等，這些是需要在簽到時給到媒體，以保證傳播口徑統一。

在活動方案階段，主要是產生了各種活動的設計文檔和“圖紙”。在籌備階段，主要是為了實現“方案”而籌備“資源”。

活動經常需要的資源包括：服務、物資、信息、政策許可等各類資源的篩選、溝通、共建方案等環節。為了保證各方面資源推進有條不紊，核心是管理好交付物的標準，以及一張甘特圖，保證質量和按時完成。下方是某大型活動的甘特圖示例：

環境設計籌備：

創意視覺設計

搭建及后勤管理

內容管理

VIP嘉賓及媒體管理

展區管理

項目管理

四、活動執行

將資源籌備到位后，在最后的執行環節，項目組需要保障每一項資源都按照計劃正常執行，首先要確定好項目組成員的：

• 指標考核
• 組織結構和角色
• 決策標準
• 評審、操作規范、政策
• 獎勵、激勵、報酬

現場執行時最重要的組織原則是負責人制。核心人員要形成工作組，“一人盯一事，事事有唯一負責人”。常見的現場負責人安排包括：

主要負責人安排事項

因此需要提前規劃好執行人員的每一項具體動作，形成可操作的手冊和文件，常見的文件需要描述：

• 目的（為何存在這個流程）
• 依據（遵循原則）
• 程序（優先順序）
• 表單（過程記錄、資料收集）
• 報表（結果輸出）
• 權責（分層負責）
• 辦法（說明條文）
• 檢查點（流程關鍵點）
• 衡量標準

為了保證員工知曉自己的職責，有必要對他們進行一定的培訓（以下為某活動攝影師培訓文檔）。

舉例：攝影師要點培訓

需要特別注意的是，在搭建及彩排工作結束后，建議再召集各個版塊的工作人員一起開一個現場碰頭會。同步信息，查漏補缺，非常關鍵。

1、搭建檢查：急需要添加的贊助方的LOGO貼字？某個背景板前亮度不夠需要調整等等

2、彩排流程：

沒有提交到控臺視頻和PPT還有幾個？由誰負責到位？幾點到位？

同步更新的流程

同步參會大咖名單

主持人詞最后的修改確定

負責人：論壇正式的各個口的負責人員的最后確認。

3、鼓勵士氣。 然而就算是再細致的部署也可能存在各種意外事件，所以在活動前，要對于一些常見的、大概率發生的事件有所預判。試想一下，如果你的演講大咖在論壇已經開始時，因為種種原因，還沒有到位，你要怎么辦？這里就要考察你的現場反應能力：

1）時間預估：將此演講大咖到達現場的時間做最遲的預估，將他放置本環節的最末位登臺

2）快速同步：同步給主持人、流程控制臺以及下面順次演講嘉賓

3）內容調整：主持人要修改主持詞、控臺負責人馬上將此人的演講資料拉成最后一個。

以上就是組織一場論壇活動的一般框架，希望能夠幫助到你。祝大家活動順利！