法務部六大工作模塊-法務部組成

合同管理屬于企業“人、財、物、工、控”端到端業務線中的風險管控線，貫穿于企業經營活動的全過程，服務支撐生產經營和業務發展，是企業法務管理的核心模塊。傳統手工操作、線下運行的合同管理方式，存在著合同起草標準不一、合同審查效率低下、合同流轉過程混亂、合同履行難以跟蹤、合同歸檔紛繁復雜、合同查閱大海撈針、合同分析天方夜譚、不滿足監管要求等諸多問題，上述問題亟需通過信息化的手段來解決。通過信息化手段將合同管理作為不可逾越的風險防控環節，建立健全合同全生命周期管理機制，是企業提高法務管理水平和效率的一項重要工作，也是央企遵循國資委“三項法律審核100%”（重要決策、規章制度、經濟合同）要求的必然選擇。企業在開展合同管理系統的建設過程中，應當遵循體現法務工作思路和模式等建設原則，貫徹落實企業合同管理思路，明確系統在組織層面和業務層面的覆蓋范圍，滿足合同全生命周期管理、風險管控和決策支撐的需要。其中，應特別關注與其他法務信息化系統如授權委托系統、案件管理系統、法律風險系統等的互聯互通，以及與其他外圍系統如ERP、采購供應鏈、預算、報賬、OA等系統的互聯互通。此外，考慮到合同系統涵蓋多種不同類別的數據信息，是企業運營活動的重要依托載體，還應當加強合同大數據的分析和挖掘功能的建設。

二、建設目標

以大型企業集中化合同系統建設為例，通過集中化合同管理系統，可以固化管理要求、推進集中規范、加強內部管控、促進管理協同、輔助分析決策，具體目標包括：

建立覆蓋合同起草、審批、簽署、歸檔、履行、變動、辦結等全生命周期的閉環管理，固化合同管控流程；實現集中化管控，提升合同管理的標準化和規范化程度，提升總部對下屬各單位合同業務及風險的監控管理能力；通過合同管理系統和其他業務系統之間的緊密集成，實現業務端到端的數據貫通，促進管理協同；通過規范合同管理基礎業務數據并進一步挖掘分析，及時發現并預警風險，輔助決策。

三、主要功能框架及說明

按照合同全生命周期閉環管理模式進行建設，合同系統應當覆蓋簽訂前、簽訂中、履行中、履行后全過程的管控并滿足相對方管理、查詢統計、知識管理等功能。企業合同管理模塊功能框架如下圖所示：

企業合同管理各功能模塊簡要說明如下：

（一）相對方管理：詳細記錄相對方的基本信息以及履約能力或信譽資質等資料，方便對相對方的統一查詢和管理，同時為合同起草提供相對方信息。

有的企業將相對方管理前置到供應鏈管理系統。有的企業還引入社會信用管理的數據信息，從源頭上控制相對人法律風險。通過引用法律大數據分析服務，實時采集相關方工商主體經營異常信息，并進行及時提示，實現法律風險的有效防范，為生產經營提供有力法律支撐。

（二）合同簽批管理：包括合同簽訂準備、合同范本管理、合同起草、合同審批、合同文本加密、用章管理、簽署授權、合同歸檔等模塊，主要完成合同簽訂過程中相關事項管理，防范合同文本風險和簽署風險。

合同簽訂準備階段，如果已實現與ERP、主數據管理等相關業務系統集成的，可以通過接口導入采購訂單、供應商（客戶）、物料等數據，同時錄入合同名稱、合同類別、資金流向、標的金額等其它基本信息，由系統自動生成合同文本（或手動上傳合同文本），并上傳合同相關附件，可大大減少合同經辦人員的重復勞動。合同標準文本管理主要實現合同標準文本發布、查詢及下載功能。合同起草除了單個合同起草功能之外，還應有批量合同起草功能。

根據企業內控制度確定的審查審批流程和權限，企業自行配置合同審批模板及上報條件，合同依次自動轉入下一審查審批環節，從而通過技術手段進行流程固化，合同審批內控權限得到有效執行，合同法律審核成為繞不開的環節，合同管理制度得到真正落地落實。合同審批除了串行的普通審批流程之外，還應有并行的綠色通道審批流程。審查流程一般包括經濟、技術、法律審查環節，對標準合同文本的審查，提供審查底稿和審查要素功能。有的企業通過在法律部門設置專職合同管理員，在業務部門設立兼職合同管理員，專職合同管理員負責審查非標合同文本，兼職合同管理員負責審查標準合同文本，大大提升了效率。

合同用印可采取電子印章形式，將電子印章系統嵌入合同管理系統，實現印章的調取、加蓋、文本防篡改，如印章加蓋的數量較大，還可開發印章自動加蓋功能。

合同在完成簽署后，由承辦人員提交歸檔，合同管理系統與檔案系統對接，從檔案系統自動調取合同管理系統中的歸檔信息。此外，合同簽訂管理還包括合同補簽管控功能。

（三）合同履行監控：包括履行計劃管理、履行情況填報、履行異常管理及合同歸結等功能，支持通過外圍系統獲取合同履行的數據，譬如合同收付款信息、到貨/驗收等信息，實現對合同履行全過程的跟蹤監控和異常處理，防范合同履行風險。根據合同類型確定每一類合同的關鍵履行節點，根據履行節點的不同確定履行計劃，在合同管理系統中根據合同類型布放特定的合同會簽表，由系統從會簽表中讀取關鍵履行信息，同步到合同正文，實現正文與會簽表中履行信息的一致。

合同管理系統與倉儲管理系統、ERP系統、供應鏈系統、項目管理系統等交互，合同會簽表中的履行信息同步到其他管理系統，其他管理系統中的實際履行信息同步回合同管理系統，由合同管理系統對比履行計劃和履行結果，形成履行偏差，從而確定合同的履行狀況，如偏差率超過設定好的比例，系統自動向特定崗位的人員發送合同異常履行的預警提示。

有的企業合同系統通過與業務公開、審計等系統的集成，使合同數據可以為各級監管部門共享，總部紀檢監察和審計部門可對總部及下屬單位的任意一份合同進行在線監督，對不同單位之間的物資采購等合同進行價格比較，及時發現違規問題。

（四）合同變動管理：包括合同轉讓、合同變更補充、合同解除等功能。針對合同主體變更，簽署合同轉讓補充協議；針對原合同的標的內容、支付方式、支付金額及其他商務條款進行變更的，簽署變更補充協議；針對合同關系的解除，簽署合同解除補充協議。不管是哪一種補充協議，都與原合同關聯。合同金額發生變動時，變動信息自動交互至支付系統，支付系統增減收付款額度。

（五）查詢統計分析：支持通過合同編號、合同名稱、合同類型、合同對方、承辦部門、承辦人、合同金額等審批表字段查詢展示符合條件的合同臺賬信息；支持統計報表展示，可以從合同數量和金額、補簽率、合同結算、范本使用率、審批效率、履行偏差等維度統計，統計結果支持按照柱狀圖、餅圖等不同形式展示，統計結果可導出。合同管理系統支持定期向特定人員發送合同統計分析報告。

有的企業集團設置合同審查審批效率、標準文本使用率、合同備案率、合同履行率、合同終結率等監控指標，系統自動在后臺提取數據并按照板塊進行排名，有助于企業查找合同管理的薄弱環節，并有針對性地加以改進提升。

（六）合同提醒：合同管理系統支持短信、郵件等多種提醒方式，合同審批時限提醒、合同履行到期前時限提醒、合同履行異常提醒、合同補簽率超高提醒等。

（七）知識管理：將合同審查規范、各部門審查職責、審查要點和相關審查案例納入知識庫，可實現在線提醒，可實現模糊查詢，可由承辦人留言提問，合同管理人員實時回復。

（八）即時通話：系統根據合同承辦人、談判人員、各部門審核人員等角色組成虛擬團隊，根據溝通的需要在工作時間內實時發起即時通話，滿足內部的溝通需求。